Configuración: selección y formulario

Al crear o editar un proceso en Terrand, la configuración se organiza en cuatro etapas principales:

1️⃣ Selección
2️⃣ Formulario
3️⃣ Asignación
4️⃣ Frecuencia

En este artículo veremos las dos primeras etapas, que permiten definir la estructura básica del proceso y la información que se registrará durante su ejecución.

 

⚙️ Etapa 1: Selección del proceso

La selección es el primer paso de la configuración.

Aquí se definen los datos básicos del proceso que estamos creando.

Los principales campos son:

Nombre (obligatorio)

Es el nombre con el que se identificará el proceso dentro de la plataforma.

Ejemplo:

• Auditoría de seguridad
• Inspección de equipos
• Checklist de mantenimiento

Tipo de campo: alfanumérico.

 

Departamentos (obligatorio)

Se debe seleccionar al menos un departamento para cada proceso.

Esto permite organizar los procesos dentro de la estructura de la organización.

Tipo de campo: lista desplegable.

 

Tipo de proceso (obligatorio)

Permite definir el tipo de proceso que se ejecutará.

Actualmente todos funcionan como procesos personalizados, pero este campo permite clasificar el proceso dentro del sistema.

⚙️ Etapa 2: Formulario

En esta etapa se configura el formulario que los usuarios deberán completar al ejecutar el proceso.

El formulario es la estructura que define qué información se registrará durante la ejecución.

La configuración del formulario se divide en varias partes.

📋 Configuración general del formulario

En la parte superior se encuentra la sección Configure su formulario, donde se definen los datos principales.

Nombre (obligatorio)

Nombre del formulario.

Tipo de campo: alfanumérico.

 

Descripción (opcional)

Permite agregar información adicional para explicar el objetivo del formulario.

Tipo de campo: texto largo.

 

Puntaje (opcional)

Permite calcular un resultado o puntuación a partir de las respuestas del formulario.

Las opciones disponibles son:

• Sin puntuación: el formulario no genera calificación
• Con porcentaje visible: el resultado se muestra durante la ejecución
• Con porcentaje no visible: el resultado se muestra solo al finalizar

Esto permite evaluar resultados como auditorías o controles de cumplimiento.

Archivo de referencia (opcional)

Permite adjuntar un documento que sirva como guía durante la ejecución del proceso.

Tipo de campo: archivo.

🧩 Estructura del formulario

El formulario se organiza en tres niveles:

Etapas → Secciones → Campos

Esto permite ordenar mejor la información que se registrará.

Etapas

Las etapas organizan el proceso en distintas partes o momentos de ejecución.

Por ejemplo:

• inspección inicial
• validación
• revisión final

⭐Recomendación: Si un proceso va a ser ejecutado por una misma persona o departamento, lo ideal sería que sea de una sola etapa. En caso de que haya muchos interventores, lo mejor es que este compuesto por una etapa por área, así se garantiza una ejecución ordenada.

Secciones

Las secciones permiten agrupar campos dentro de una etapa.

Por ejemplo:

• datos del sitio
• estado del equipo
• observaciones

Campos

Los campos son los elementos que el usuario debe completar.

Cada campo puede tener distintos tipos de datos.

Los tipos de datos disponibles se explican en el artículo:

👉 Tipos de datos más utilizados
👉 Tipos de catos avanzados

 

🧰 Acciones disponibles en los campos

Cada campo tiene acciones rápidas de gestión:

 

🔵 Duplicar
Crea un campo nuevo con la misma configuración.

🔴 Eliminar
Borra el campo seleccionado.

📷Imagen

Si se utiliza esta opción, se habilitará la carga de una imagen de referencia en el campo.

⌨️Descripción

Al habilitar esta opción se podrá agregar una descripción al campo.

🔺No aplica

Tener activa esta opción permite que en la ejecución aparezca la posibilidad de elegir no completar el campo aunque se haya definido validación obligatoria en el mismo.

👁️Visible en listado

Al aplicar esta opción, el dato de este campo aparecerá en el listado de procesos, una vez se filtre por el nombre del proceso que lo contiene. Facilitando su identificación.

⏹️Campos complementarios

Se verán en todos los campos que creemos permitiendo que se pueda agregar un "comentario" o un "archivo" complementario. Se puede definir que no aparezcan, que sean opcionales o que sean obligatorios en la ejecución.

Estas acciones facilitan la edición del formulario.

⚙️ Validaciones

Las validaciones permiten controlar cómo se completan los campos.

Sirven para:

• exigir respuestas obligatorias
• restringir valores
• validar condiciones específicas

Esto ayuda a mejorar la calidad de los datos y garantizar su registro.

⚠️ Importante

El formulario define qué información se registrará durante la ejecución del proceso.

Una buena estructura de etapas, secciones y campos facilita la carga de datos y mejora la calidad de los registros.