En el siguiente artículo vamos a encontrar una explicación de las últimas dos etapas de la configuración de un proceso nuevo o existente.
Introducción
Una vez creado un formulario, nos queda pendiente, ¿Quién lo hace y dónde? Y luego ¿Cada cuanto?. Estas preguntas se responden correlativamente mediante la configuración de Asignación y Frecuencia.
Asignación
Respondiendo la pregunta ¿Quién lo hace y dónde?. En esta etapa se cruzan varios módulos de Terrand, que previamente deberían haber sido configurados. Sitios y Activos, también Personas, Equipos e Inventario.
Configuración de asignación
Se deberá seleccionar el botón “Agregar” en la esquina superior derecha. Tras el cual se generará un flujo, el cual podrá eliminarse desde el tacho rojo. Se entiende como flujo a un uso o más bien un contexto bajo el cual se ejecutaría el proceso. Para ver el detalle debemos expandirlo seleccionando la flecha que figura en la derecha del flujo.
Detalle del flujo
Dentro de cada flujo vamos a poder realizar una división en lo mostrado. Compartido por todos los flujos va a estar el formulario de la parte superior, formado por los siguiente campos.
- Nombre del Flujo (Obligatorio):
- Tipo de campo: Alfanumerico
- Estructura (Obligatorio):
Dentro de este campo se listan y podrán seleccionar ya sea el tipo de sitio o activo sobre los cuales se podrá aplicar este formulario.- Tipo de campo: DropDown
- Sitios/Activos (Obligatorio):
En caso de haber seleccionado un tipo de estructura, veremos el listado de las entidades creadas bajo ese molde. Se muestran en un listado emergente.- Tipo de campo: Formulario
- Inventario (Opcional):
En caso de haber seleccionado en el formulario algún campo del tipo “Inventario”, desde este apartado asignaremos qué inventarios serán atravesados. Se muestran en un listado emergente.
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- Tipo de campo: DropDown
- Editores (Opcional):
Se muestran en un listado emergente todas las personas disponibles a elegir como usuarios con libertad para editar el proceso.
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- Tipo de campo: Formulario
Etapa
Por otro lado, vamos a encontrar debajo listadas las etapas, variando según cada formulario la cantidad de las mismas. Teniendo en común los siguientes campos en todas las etapas que se vean. Hay que aclarar que es obligatorio tener Usuarios o Equipos asignados a cada etapa para poder guardar el flujo. Minimamente 1 usuario o equipo por etapa.
- Usuarios (Obligatorio):
Este campo muestra un listado emergente de usuarios, en el cual podremos buscar y seleccionar todos los usuarios que creamos necesarios para que tengan que ejecutar esa etapa específica.
- Equipos (Obligatorio):
Este campo muestra un listado emergente de equipos, en el cual podremos buscar y seleccionar todos los equipos que creamos necesarios para que tengan que ejecutar esa etapa específica.
Acciones
Además de los usuarios o equipos que pueden asignarse acciones a cada etapa.
- Enviar email a externos - Permite ingresar el correo electrónico de gente no asociada a la herramienta para que reciban un email al finalizar la etapa.
- Saltear etapa - Permite saltear 1 o más etapas siguientes a la configurada según condiciones respectivas a los campos de la misma. Por ejemplo en caso de seleccionar “No Cumple” en un campo, saltear 2 etapas adelante.
- Finalizar por condición - Si se cumple la condición se finaliza el proceso sin importar lo que quede por realizar.
- Enviar email por etapa actual - Los usuarios asignados explícitamente o mediante un equipo de la etapa siendo configurada, reciben un correo.
- Enviar email por siguiente etapa - Los usuarios asignados explícitamente o mediante un equipo de la etapa siguiente a la que se configura, reciben un correo.
- Programación de la etapa actual - Brinda la posibilidad de elegir qué equipo o quién de los usuarios asignados a la etapa previa. Decidan quién se la actual, la va a realizar. (Una especie de asignación en campo)
Frecuencia
El último paso de la configuración de nuestro proceso es responder la siguiente pregunta “¿Cada cuanto tiempo quiero que se ejecute?”. Para eso dentro de la cuarta y última parte de la configuración, vamos a ver listados todos los “flujos” que sean creados dentro de “Asignación”.
Configuración de frecuencia
Para asignarle una frecuencia al flujo de interés, debemos agregar una seleccionando el “+” que figura a la derecha de cada flujo y luego expandirlo mediante la flecha. Dentro de un mismo flujo pueden haber varias configuraciones (Un formulario puede tener distintas frecuencias para una misma asignación). Y cada configuración o frecuencia en sí, se compone de un formulario con los siguientes campos a llenar.
- Entidades de estructura
Presenta un listado emergente en el cual podremos elegir la entidad de interés- Tipo de campo: Listado
- Fecha de inicio
- En este campo designaremos el comienzo de esta frecuencia/flujo.
- Tipo de campo: Fecha
- Fecha de fin
- No es obligatorio, pero en caso de requerir se le puede asignar fecha límite.
- Política de frecuencia
Dentro de este selector vamos a poder elegir cómo se va a comportar este proceso cuando llegue la hora de ejecutarlo. Estas pueden ser:
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- Acumular - Van a agruparse en el apartado de procesos pendientes de mi cuenta. Todas las instancias de ejecución que vayan pasando conforme corra el tiempo.
- Atado a ejecución - No se acumulan dentro de pendientes sino que en cambio hasta no ser ejecutado y finalizado el último de estos procesos pendientes, no figurará el próximo.
- Cancelar y Crear Nuevo - Da como cancelado el proceso si se encuentra en pendiente para cuando se presenta una nueva instancia.
- Tipo de frecuencia
Dentro de este campo vamos poder elegir cada cuanto justamente, se presente en pendientes este proceso a la gente asignada. Puede variar entre
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- Intervalo - Permite diferenciar entre horas y días y luego pide que se ingrese la cantidad de la unidad seleccionada que deba pasar entre pendientes.
- Fijo - Permite seleccionar los días de la semana, la cantidad de semanas y meses que deba realizarse el proceso.
- Fijo por día - Permite ingresar el número de día que se quiera realizar el proceso, acompañado por dentro de qué semanas y meses
Conclusión
Para concluir este artículo, le invitamos a revisar los hipervínculos para explorar cada módulo y obtener más información. Si no encuentra la información que busca, no dude en contactarnos.