Qué son los documentos y cómo configurarlos

El módulo Documentos permite guardar y gestionar archivos dentro de la plataforma de forma organizada. Para que esa gestión funcione correctamente, este módulo se compone de tres partes clave:

• Flujos de aprobación

• Documentos

• Resoluciones pendientes

Estas secciones trabajan en conjunto para que puedas cargar archivos, definir cómo deben aprobarse y hacer seguimiento de las acciones pendientes.

📄 Explicación simple

Dentro del módulo Documentos, cada sección cumple una función distinta:

➡️Flujos de aprobación
Sirven para definir el circuito que seguirá un documento antes de quedar aprobado. Allí puedes establecer etapas, responsables y reglas de aprobación.

📁Documentos
Es la sección donde se cargan y administran los archivos. Cada documento puede asociarse a un flujo de aprobación para seguir el circuito definido.

🚨Resoluciones pendientes
Aquí se visualizan los documentos que todavía requieren una acción, por ejemplo una revisión, aprobación o rechazo por parte de los usuarios responsables.

De esta manera, el módulo no solo sirve para guardar archivos, sino también para ordenar su validación y seguimiento dentro de la plataforma.

⚙️ Paso a paso

1. Crear un flujo de aprobación

Antes de cargar un documento, puedes crear el flujo que definirá cómo se aprobará dentro del sistema.

Pasos:
1. Ingresa al módulo Documentos.
2. Abre la sección Flujos de aprobación.
3. Haz clic en Nuevo flujo.
4. Completa la información solicitada, como por ejemplo:

• nombre del flujo

• usuarios que podrán iniciarlo

• etapa inicial

• política de aprobación

• responsables de aprobación

5. Guarda los cambios.

Este flujo quedará disponible para asociarlo a los documentos que cargues luego.

2. Crear un documento

Una vez definido el flujo, ya puedes cargar un documento en la plataforma.

Pasos:
1. Ingresa a la sección Documentos.
2. Haz clic en Nuevo documento.
3. Completa los datos solicitados:

• nombre del documento

• flujo de aprobación

• archivo adjunto

4. Guarda los cambios.

Una vez creado, el documento quedará registrado en el sistema y seguirá el flujo seleccionado, si corresponde.

3. Gestionar resoluciones pendientes

Cuando un documento entra en un flujo de aprobación, las acciones pendientes pueden visualizarse en la sección Resoluciones pendientes.

Desde allí podrás:

• ver documentos pendientes de revisión

• consultar en qué etapa se encuentra cada uno

• descargar el archivo

• aprobarlo

• rechazarlo

Si el documento se rechaza, será necesario ingresar un comentario para dejar registrada la observación.

☝️ Importante

• Si un documento necesita validación, primero debes crear correctamente su flujo de aprobación.

• Al cargar un documento, asegúrate de asociarlo al flujo correcto para que siga el circuito esperado.

• La sección Resoluciones pendientes permite hacer seguimiento de todo lo que todavía requiere una acción.

• Si un documento es rechazado, el sistema solicita una observación obligatoria.

• Además de crear documentos, desde el listado también podrás realizar acciones como ver detalle, descargar, deshabilitar o eliminar, según los permisos disponibles.