Programación de Etapas

La programación de etapas  permite asignar usuarios específicos y tiempos para la ejecución de una etapa dentro del proceso.

Esta funcionalidad es clave para asegurar que las tareas se realicen en el momento adecuado y por las personas correctas.

De esta forma, es posible organizar mejor la ejecución de los procesos y coordinar el trabajo entre los distintos responsables.

⚙️ ¿Cómo funciona la programación?

Cuando una etapa tiene configurada la acción de programación de la etapa actual, sucede lo siguiente:

• si es la primer etapa, solo podrá iniciar el proceso el usuario designado como programador

• en caso que no sea la primer etapa, queda pendiente de programación

• el usuario definido como programador deberá programarla

📋 Cómo configurar la programación

1️⃣ Seleccionar la etapa

Primero debes elegir la etapa que quieres configurar con programación.

2️⃣ Activar la programación

Dentro de esa misma etapa:

1️⃣ Ir a la sección Acciones
2️⃣ Presionar el botón +
3️⃣ Seleccionar Programación de la etapa actual

Esto habilita la configuración de programación para esa etapa.

3️⃣ Definir quién programa la etapa

Debes seleccionar las personas o equipos que podrán programar la etapa.

Estos usuarios serán los encargados de:

• asignar el responsable de ejecución

• definir cuándo se realizará la etapa

⚠️ Solo podrán programar y ser asignados los usuarios que estén definidos previamente en el flujo del proceso.

🔴El usuario o equipo que se haya declarado como programador, aparecerá en rojo en el flujo del proceso.

🔄 ¿Qué sucede durante la ejecución?

Cuando el proceso llega a una etapa con programación pueden pasar dos cosas, dependiendo de si la etapa a programar es o no la primera:

Permiso para planificar

Si la primer etapa es la que tiene la condición de programación, aunque le aparezca disponible para iniciar a los usuarios asignados en el flujo, solo podrá iniciarla el usuario programador. A los restantes les aparecera un aviso que dice "No tienes permiso para planificar este proceso" al intentar iniciarlo.

Estado pendiente

Si la etapa no es la primera, al usuario programador le aparecera el proceso, con la etapa correspondiente y pendiente para programar en su lista de procesos pendientes, con el estado "Programador"

2️⃣ Programación de la etapa

El usuario programador deberá:

• seleccionar el usuario que ejecutará la etapa

• agregar un comentario (opcional)

• definir fecha y hora de inicio

• definir fecha y hora de finalización

3️⃣ Asignación al ejecutor

Una vez programada:

• la etapa se asigna al usuario seleccionado

• le aparecerá en su lista de pendientes

• podrá ejecutarla normalmente

⚠️ Sobre fechas y vencimientos

Las fechas de programación son referenciales dentro del sistema.

Esto significa que:

• la etapa puede ejecutarse incluso antes de la fecha configurada

• la etapa seguirá disponible aunque se haya pasado la fecha de vencimiento

• el sistema solo indicará que la etapa está vencida, pero no bloquea su ejecución

☝️ Importante

 La programación solo puede asignar usuarios que estén definidos en el flujo del proceso.