¿Qué es y Cómo se configuran Documentos? 

Introducción

El módulo de Documentos permite almacenar archivos de manera segura dentro del sistema, proporcionando un repositorio centralizado y accesible para los usuarios. Este módulo se divide en tres submódulos:

• Flujos de Aprobación
• Documentos
• Resoluciones Pendientes

A continuación, explicamos cada submódulo y cómo utilizarlos.

Flujos de Aprobación

Los Flujos de Aprobación permiten gestionar la validación de documentos a través de distintas etapas definidas por el usuario.

 ¿Cómo crear un Flujo de Aprobación?

Para crear un nuevo flujo de aprobación, sigue estos pasos:

1. Accede al módulo Documentos y selecciona la pestaña Flujos de Aprobación.
2. Haz clic en + Nuevo Flujo.
3. Completa los siguientes campos:
   • Nombre del flujo
   • Iniciadores: usuarios que podrán crear documentos nuevos en este flujo.
   • Etapa 1 (mínimo requerido):
     • Nombre de la etapa.
     • Política aplicada (Todos / Al menos (1 o más).
     • Usuarios responsables de la aprobación.
4. Si es necesario, agrega más etapas de aprobación.
5. Guarda los cambios para activar el flujo.
   
   

 Acciones disponibles en un Flujo de Aprobación

Desde la pantalla de listado de flujos, puedes realizar las siguientes acciones:

• Ver y Editar un flujo existente.
• Deshabilitar un flujo para evitar su uso sin eliminarlo.
• Eliminar un flujo de aprobación de manera permanente.

Documentos

En este submódulo se gestionan los documentos almacenados dentro del sistema y su asociación con los flujos de aprobación.

¿Cómo crear un Documento?

Para crear un nuevo documento dentro de TERRAND:

1. Accede a la pestaña Documentos.
2. Haz clic en + Nuevo Documento.
3. Completa los siguientes campos:
   • Nombre del documento
   • Flujo de aprobación al que pertenece
   • Adjuntar archivo
4. Guarda el documento para que entre en el flujo de aprobación asignado.

Acciones disponibles en un Documento

Desde la pantalla de listado de documentos, puedes realizar las siguientes acciones:

• Descargar el documento.
• Ver detalles del documento.
• Deshabilitar documentos sin eliminarlos.
• Eliminar documentos que ya no sean necesarios.

Resoluciones Pendientes

Este submódulo muestra los documentos que requieren aprobación en una de las etapas del flujo asignado.

¿Cómo gestionar una Resolución Pendiente?

Para revisar y gestionar un documento en espera de aprobación:

1. Accede a la pestaña Resoluciones Pendientes.
2. En el listado, identifica la información clave:
   • Nombre del documento
   • Número de etapa actual
   • Nombre de la etapa
   • Opciones para descargar y ver el documento
3. Haz clic en un documento para abrir su vista detallada:
   • Número y nombre del documento (título)
   • Descargar el documento
   • Visualizar todas las etapas del flujo (la etapa actual estará resaltada)
   • Campo de comentarios (opcional, para registrar observaciones)
4. Realiza una de las siguientes acciones:
   • Aprobar el documento y permitir su avance en el flujo.
   • Rechazar el documento ingresando un comentario obligatorio.

Conclusión

Finalizamos el artículo invitándote a revisar los hipervínculos para ahondar en cada módulo y obtener más información. En caso de no encontrar lo que buscas, no dudes en contactarte con nosotros.